POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Gentech Biosciences S.A.S

Dando cumplimiento a las estipulaciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y decretos reglamentarios posteriores, Gentech Biosciences S.A.S en adelante GENTECH, como responsable de tratamiento de información establece políticas y controles en el tratamiento de información, reglamentando aspectos como la autorización del titular, los derechos que le asisten, el área y persona encargada y el procedimiento necesario para conocer, actualizar y suprimir información.

 

1. DEFINICIONES

Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta los siguientes conceptos: a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables. e. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. f. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. g. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. h. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso Gentech Biosciences S.A.S y las personas que asigne para su efecto. i. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. j. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. k. Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

 

2. CRITERIOS DE APLICACIÓN

La actual política es de estricto cumplimiento de empleados, contratistas y terceros, personas naturales o jurídicas que obran de manera propia o como encargados del tratamiento en función del desarrollo de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

 

3. IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Gentech Biosciences S.A.S, será la encargada del tratamiento de los Datos Personales recolectados en razón al desarrollo de su actividad comercial, salvaguardando y garantizando que no sufran deterioro, pérdida, alteración o sean usados sin autorización. Domicilio y Dirección: con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., ubicada en la Calle 49 No. 13 – 69. Correo Electrónico: habeasdata@GENTECHdx.com Responsable Habeas Data: Tecnólogo Habeas Data. Número de contacto: (571) 7447979 Extensión 3747.

 

4. PRINCIPIOS
5. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la legislación vigente y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas naturales o jurídicas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

 

5. ÁREA RESPONSABLE PARA ATENCIÓN DE SOLICITUDES

Gentech Biosciences S.A.S ha dispuesto que el área Administrativa y Financiera asuma la función de protección de datos personales, a través del cargo Tecnólogo Habeas Data, y dará trámite a las solicitudes de los Titulares en ejercicio de los derechos que le asisten. La compañía cuenta con personal capacitado para el desempeño de sus funciones e igualmente con los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de trazabilidad.

 

6. FINALIDADES EN LA CAPTURA, USO Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos de personas naturales y jurídicas y aquellos derivados de relaciones con terceros, serán recolectados y utilizados por Gentech Biosciences Import S.A.S acorde a los diferentes grupos de interés con los que la compañía logra adelantar su objeto social y comercial, su propósito en el mercado, y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de Protección de Datos Personales:

 

6.1. Grupo de Interés- Proveedores:

Todo Representante Legal o Gerente, en calidad de proveedores, que realice una vinculación comercial con Gentech Biosciences S.A.S, deberá contar con la autorización de tratamiento de datos personales de cada uno de sus empleados en virtud del contrato de trabajo suscrito con ellos, por lo tanto, los empleados han consentido y están informados que sus datos personales circularán en virtud de los vínculos comerciales que celebre la compañía para la que trabajan con otras empresas. Adicionalmente, los datos de los trabajadores de nuestros proveedores que sean tomados como contactos con los que Gentech Biosciences S.A.S se comunica debido al vínculo comercial, serán objeto de actualización anualmente a través de la campaña de actualización que GENTECH como compañía despliegue, la cual puede consistir en llamadas y correos electrónicos. Las finalidades destinadas para el segmento de Proveedores es el siguiente: (I) Conocimiento del suscriptor de acuerdo con los manuales y procedimientos vigentes de Gentech Biosciences S.A.S; (II) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los proveedores; (III) La prevención y control del lavado de activos y la financiación al terrorismo conforme a la ley y al Manual de Políticas aplicado por Gentech Biosciences S.A.S, y contra cualquier otra modalidad delictiva; (IV) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos; (V) La liquidación y pago de impuestos; (VI) Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía; VII) Controlar el cumplimiento de los requisitos y exigencias para acceder al sistema de seguridad social integral; (VIII) Envío de información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); (IX) Informes para auditorías, asesorías y servicios relacionados; (X) Actividades tendientes a facturación, recaudo, cobro persuasivo, cobro jurídico o pre jurídico; (XI) Remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que la compañía presta en desarrollo de su objeto social a través de los canales que la misma establezca, tales como el canal telefónico y medios de comunicación electrónicos; (XII) Compartir, transmitir, entregar, transferir o divulgar la información para las finalidades de Gentech Biosciences S.A.S y sus representantes; (XIII) Demás finalidades establecidas en los Códigos, Manuales y Procedimientos aprobados por Gentech Biosciences S.A.S que promuevan el aprovechamiento y la comprensión estadística de la información arrojada por nuestros proveedores en materia financiera y comercial, así como también en materia de Marketing y consultoría de clientes, con el fin de mejorar nuestros servicios, estandarizar nuestras ofertas y ampliar nuestra cobertura; (XIV) Demás fines que se requieran para la correcta ejecución del vínculo comercial y contractual que se establezca, o se llegare a establecer con Gentech Biosciences S.A.S (XV) Se recolectará la huella digital de conformidad con la vinculación del proveedor, como una constancia de que el proveedor leyó, entendió, aceptó, autorizó y además, declara que la información suministrada es exacta. El tratamiento que Gentech Biosciences S.A.S realice sobre este dato sensible tiene como fin efectuar única y exclusivamente una vinculación formal, y así mismo desarrollar el objeto social de la compañía conforme a la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos y protección de datos personales, como quiera que la huella digital es una garantía de identificación que prestan los terceros para comprobar su identidad. Es importante tener presente que, acorde al artículo 12 de la L.1581 de 2012, otorgar la huella digital, por tratarse de un dato sensible, su otorgamiento es facultativo. (XVI) Usaremos los datos otorgados para realizar anualmente la campaña RNBD al interior de nuestra compañía, con el fin de actualizar los datos de nuestros proveedores y de los contactos relacionados con este. A través de esta campaña interna la empresa les dará a los proveedores la oportunidad de reportar alguna novedad sobre sus datos. Esta campaña de actualización busca que la información suministrada al Registro Nacional de Bases de datos sea veraz, actualizada y confiable. Esta campaña de actualización podrá consistir en llamadas y correos electrónicos.

 

6.2.  Grupo de Interés- Clientes:

Todo Representante Legal o Gerente, en calidad de clientes, que realice una vinculación comercial con Gentech Biosciences S.A.S, deberá contar con la autorización de tratamiento de datos personales de cada uno de sus empleados en virtud del contrato de trabajo suscrito con ellos, por lo tanto, los empleados han consentido y están informados que sus datos personales circularán en virtud de los vínculos comerciales que celebre la compañía para la que trabajan con otras empresas. Adicionalmente, los datos de los trabajadores de nuestros proveedores que sean tomados como contactos con los que Gentech Biosciences S.A.S se comunica debido al vínculo comercial, serán objeto de actualización anualmente a través de la campaña de actualización que GENTECH como compañía despliegue, la cual puede consistir en llamadas y correos electrónicos. Las finalidades destinadas para el segmento de Clientes es el siguiente: (I) Conocimiento del suscriptor de acuerdo con los manuales y procedimientos vigentes de Gentech Biosciences S.A.S; (II) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los clientes; (III) La prevención y control del lavado de activos y la financiación al terrorismo conforme a la ley y al Manual de Políticas aplicado por Gentech Biosciences S.A.S, y contra cualquier otra modalidad delictiva; (IV) Presentar quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos; (V) La liquidación y pago de impuestos; (VI) Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañía; VII) Controlar el cumplimiento de los requisitos y exigencias para acceder al sistema de seguridad social integral; (VIII) Envío de información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); (IX) Informes para auditorías, asesorías y servicios relacionados; (X) Actividades tendientes a facturación, recaudo, cobro persuasivo, cobro jurídico o pre jurídico; (XI) Remitir información comercial sobre los productos y/o servicios que la compañía presta en desarrollo de su objeto social a través de los canales que la misma establezca, tales como el canal telefónico y medios de comunicación electrónicos; (XII) Compartir, transmitir, entregar, transferir o divulgar la información para las finalidades de Gentech Biosciences S.A.S y sus representantes; (XIII) Demás finalidades establecidas en los Códigos, Manuales y Procedimientos aprobados por Gentech Biosciences IMPORT S.A.S que promuevan el aprovechamiento y la comprensión estadística de la información arrojada por nuestros clientes en materia financiera y comercial, así como también en materia de Marketing y consultoría de clientes, con el fin de mejorar nuestros servicios, estandarizar nuestras ofertas y ampliar nuestra cobertura; y (XIV) Demás fines que se requieran para la correcta ejecución del vínculo comercial y contractual que se establezca, o se llegare a establecer con Gentech Biosciences S.A.S (XV) Se recolectará la huella digital de conformidad con la vinculación del Cliente, como una constancia de que el Cliente leyó, entendió, aceptó, autorizó y además, declaró que la información suministrada es exacta. El tratamiento que Gentech Biosciences S.A.S realice sobre este dato sensible tiene como fin efectuar única y exclusivamente una vinculación formal, y así mismo desarrollar el objeto social de la compañía conforme a la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos y protección de datos personales, como quiera que la huella digital es una garantía de identificación que prestan los terceros para comprobar su identidad. Es importante tener presente que, acorde al artículo 12 de la L.1581 de 2012, otorgar la huella digital, por tratarse de un dato sensible, su otorgamiento es facultativo. (XVI) Usaremos los datos otorgados para realizar anualmente la campaña RNBD al interior de nuestra compañía, con el fin de actualizar los datos de nuestros clientes y de los contactos relacionados con este. A través de esta campaña interna la empresa les dará a los clientes la oportunidad de reportar alguna novedad sobre sus datos. Esta campaña de actualización busca que la información suministrada al Registro Nacional de Bases de datos sea veraz, actualizada y confiable. Esta campaña de actualización podrá consistir en llamadas y correos electrónicos.

 

6.3.  Grupo de Interés- Colaboradores:

Las finalidades relacionadas con este Grupo de interés van dirigidas a la integridad y cuidado de la información que se desprende de las distintas etapas de contratación laboral: i) Realizar integralmente los Procesos de Selección laboral. Se informa a los aspirantes que, las hojas de vida que no hayan sido seleccionadas, independientemente si los perfiles fueron llamados a entrevista o no, harán parte de un acta de destrucción, la cual se realizará cada año durante los meses de abril, agosto y diciembre, tal y como está estipulado en nuestro Manual de Procedimientos Interno. ii) Realizar, ejecutar y promover una vinculación y desvinculación óptima de los trabajadores contratados por Gentech Biosciences Import S.A.S, acorde a las exigencias legales del Código Sustantivo de Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, y demás manuales y procedimientos que Talento Humano considere.

 

6.4. Grupo de Interés-Marketing:

Gentech Biosciences Import S.A.S tratará los datos que se desprendan de las campañas, eventos y actividades de Marketing que la compañía adelante, con las siguientes finalidades: i) Informar acerca de servicios y productos. ii. Informar sobre eventos y otras actividades que realice GENTECH. iii. Generar certificados de asistencia. iv. Remitir información propia de GENTECH como: promociones, comunicados de interés, información como fechas de no operación, nuevos productos, el envío de artículos científicos, boletines, entre otros. v. Captar Contactos comerciales y prospectos.

 

6.4.1. Webinars y Capacitaciones

Los datos recolectados en los formularios de inscripción, para participar en webinars y capacitaciones de índole formacional e informativo, tendrán la siguiente finalidad, dependiendo del grupo interés: A) Contactos que trabajan para nuestros clientes: – Aportar a la educación continua de nuestros clientes. – Actualizar la información de los contactos de nuestros clientes en nuestro ERP. B) Contactos que no están vinculados a nuestros clientes: – Aportar a la educación continua del sector salud en general. – Almacenar la información de estos contactos en nuestra base de datos, con la finalidad de capacitar, realizar prospección comercial, marketing y envío de publicidad propia.

 

6.5. Grupo de Interés- Titulares Cámaras vídeo vigilancia:

Las finalidades sobre los datos en imágenes que puedan sustraerse del circuito cerrado de nuestras cámaras de vídeo vigilancia, son las siguientes: i. Propender por la seguridad de nuestros colaboradores y visitantes. ii. Propender por la seguridad de nuestros bienes. iii. Llevar un registro que solo será de interés para, de ser el caso, las autoridades judiciales y la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Las instalaciones cuentan con cámaras de seguridad y televisión de circuito cerrado, al ingresar, usted autoriza a GENTECH a ser grabado y monitoreado, si no da su consentimiento, favor abstenerse de entrar.

 

6.6. Grupo de Interés- Logística, Soporte Técnico y Help Desk:

GENTECH está comprometida con la calidad de sus productos y servicios, por lo que, es muy probable que cualquiera de nuestros clientes que solicite soporte, mantenimiento, instalación y/o asesoramiento a nuestra mesa de ayuda Help Desk, soporte técnico y logística, ingresará a nuestras bases de datos. No obstante, GENTECH solo ingresará aquellos datos de nuestros clientes que nos sirvan como referencia de contacto, como, por ejemplo, el nombre, el correo y el número de celular. Las finalidades relacionadas con este Grupo de interés son las siguientes: i) Preservar y administrar una agenda de contactos, con el fin de que GENTECH pueda comunicarse con nuestros clientes, para brindarles asesoramiento, mantenimiento y soporte a nuestros clientes. ii) GENTECH realizará campañas de actualización, para brindarle la oportunidad a nuestros clientes de que actualicen la información de estos contactos considerados para nosotros como “Contactos soporte”. iii) GENTECH conservará todas las cartas de entrega de equipos médicos y demás elementos, con el fin de preservar un soporte sobre la entrega y/o instalación de dichos productos. Estas cartas suelen llevar la firma y número de celular de los colaboradores que trabajan para nuestros clientes y que recibieron los productos el día de la entrega. Este documento, como la información personal diligenciada sobre la carta, solo se guardará para efectos probatorios y no será objeto de actualización. El tratamiento de los datos será asignado a unos funcionarios específicos, de acuerdo con la dependencia a cuyo cargo está la base de datos. Los datos serán conservados por un período acorde con la finalidad. En relación con lo anterior, GENTECH podrá ejecutar las siguientes acciones correspondientes a: actividades comerciales y de mercadeo y actos que se deriven del vínculo comercial como: a. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes. b. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. c. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales. d. Extender la información que obtenga en los términos de ley, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga. e. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos con la autorización previa del titular.

 

6.7. Proveedores Internacionales

(I) Verify compliance with the agreements and commitments assumed by virtue of the relationship between supplier and client; (II) Comply with legal and tax obligations at the national level. III) The prevention and control of money laundering and financing of terrorism in accordance with the law and the Policy Manual applied by Gentech Biosciences S.A.S, and against any other criminal modality; (IV) Submit complaints, claims, and returns or reports to the competent authorities or entities in case of breach of contracts; (V) Update the data and information of our customers, suppliers and collaborators annually during internal update campaigns to achieve the RNBD objective within the company.

7. AUTORIZACIÓN Y PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

GENTECH en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, requiere del consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. La autorización podrá darse por medio de un documento físico o electrónico, o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Con base en la normatividad vigente, los legitimados y quienes podrán ejercer los derechos de los Titulares, corresponden a: • El Titular, quien deberá acreditar su identidad • Los causahabientes quienes deberán acreditar tal calidad. • El representante y/o apoderado del Titular. • Por estipulación de otra persona con la debida autorización. En función de la anterior usted como titular o legitimado debe enviar un email a habeasdata@GENTECHdx.com indicando su petición o consulta, o radicando en la dirección física donde se encuentran ubicadas las instalaciones de la compañía, su solicitud por escrito teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: • La solicitud debe estar dirigida a nombre de Gentech Biosciences S.A.S y debe contener como mínimo los siguientes datos: 1. Nombres y apellidos del titular. 2. Número de identificación del titular. 3. Datos de localización del titular. 4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo. 5. Documentos que considere soportan su consulta o reclamo. 6. Medio por el cual desea recibir respuesta 7. Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre. 8. Firma del peticionario. • Si el Titular actúa por sí mismo, deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste. • Si se trata de causahabiente, deberá adjuntar copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, manifestando de manera clara y expresa, el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste. • En caso que el Titular actué mediante representación o apoderado deberá acreditarse tal calidad mediante poder debidamente conferido por el Titular del dato recolectado, manifestando de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste. En caso de actuar por medio de otra persona, se deberá aportar poder y/o autorización debidamente conferida por el Titular, y se deberá manifestar de manera clara y expresa el motivo de la solicitud y el derecho que le asiste. • Para el caso de los menores de edad se solicitará a su representante o acudiente la presentación del documento que acredite el parentesco o relación que lo vincule como representante legal del menor Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para ejercer cualquiera de los derechos previamente mencionados con relación a la protección de los datos se gestionarán de la siguiente manera: • Si la solicitud corresponde a una consulta, esta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta en el término indicado, se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora, e indicará la fecha en la cual será atendida su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. • Si la solicitud corresponde a un reclamo con el objeto de corrección, actualización o supresión, esta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado y/o Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En todo caso, si la solicitud resulta incompleta o no es clara, se requerirá al interesado y/o Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la comunicación para que subsane o aclare las falencias; una vez aclarada la solicitud, se incluirá en nuestra base de datos la leyenda “reclamo en trámite”. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud. Adicionalmente, en el caso de solicitud de supresión o eliminación de nuestra base de datos, el Titular y/o interesado deberá manifestar de forma clara y concreta el motivo por el cual realiza tal solicitud y una vez recibida la solicitud y verificada la información Se contará con el término de diez (10) días hábiles a la verificación para proceder a la eliminación y/o supresión de los datos personales del Titular o solicitante de las bases de datos de la compañía. Finalizada la eliminación, se le informará al Titular o solicitante por el mismo canal mediante el cual se recibió la solicitud, y enviará prueba que respalde la comunicación. De igual forma informará al Titular o solicitante, cuando no fuere posible la eliminación total de los datos personales de las bases de datos de la compañía, por ejemplo por temas administrativos, contables, fiscales, legales, contractuales e históricos de la información, como la obligación en temas tributarios. No obstante inhabilitará la información solicitada. Sin perjuicio de lo anterior, y en caso que sea requerida esta información por alguna entidad pública en ejercicio de sus funciones o por notificación judicial se reactivará el dato para cumplir con los términos de ley. Si GENTECH no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.

 

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Con base en la normatividad vigente, los derechos reconocidos para el Titular del dato personal corresponden a los siguientes: Conocer: el Titular del dato personal podrá solicitar al responsable o al encargado del tratamiento: (i) El acceso a sus datos personales de forma gratuita, (ii) La prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su información, salvo cuando ésta no sea necesaria (iii) y a ser informado respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. Actualizar: podrá actualizar sus datos personales frente a los responsables y/o encargados del tratamiento de la información cuando son parciales, fraccionados o incompletos. Rectificar: podrá en cualquier momento rectificar sus datos personales frente a los responsables y/o Encargados del tratamiento de la información cuando estos son inexactos, induzcan a error o cuando su tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Revocar: podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Solicitar prueba: De la autorización otorgada como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. Ser informado: Como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Acceder en forma gratuita: A sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad competente en materia de protección de datos personales, haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. No procederá la revocatoria cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanencia en la base de datos.

 

9. DEBERES DE Gentech Biosciences S.A.S

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Gentech Biosciences S.A.S los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley. a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular. k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. o) Gentech Biosciences S.A.S hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

 

10. SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN

Garantiza que la información se encuentra salvaguardada en nuestras bases de datos manteniendo niveles adecuados de confidencialidad, integridad y disponibilidad con base en las medidas efectivas y apropiadas de seguridad y confidencialidad de la información, por lo tanto solo puede ser accedida por personal calificado en función de su rol y desempeño dentro de la compañía, que mantenemos una estructura administrativa y tecnológica proporcional al tamaño empresarial y hemos adoptado mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación.

 

11. SISTEMAS DE SEGURIDAD Y VIDEOVIGILANCIA

Gentech Biosciences S.A.S utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización. Gentech Biosciences S.A.S informará que cuenta con este mecanismo de seguridad a través de unos avisos los cuales están ubicados de manera visible, en los diferentes sitios internos y externos de las instalaciones u oficinas de Gentech Biosciences. En el aviso se señala que la información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

 

12. ENTRADA EN VIGENCIA MODIFICACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente política, entró en vigencia desde el 24 de junio de 2013, y ha sido modificada el 27 de Noviembre de 2020 para dar cumplimiento con la reglamentación de la circular No. 02 de la superintendencia de industria y comercio la misma no tubo cambios en la finalidad ni en el procedimiento de ejercer los derechos de los titulares. Por lo tanto, la vigencia de las bases de datos será durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, o hasta momento que el Titular solicite su revocación o eliminación de nuestra base de datos. En caso de no existir comunicación alguna, se podrá continuar realizando el tratamiento de sus datos en conformidad con las políticas previamente establecidas por la compañía.

 

13. LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENTE

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales”.
• Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012, en cuanto a los aspectos relacionados con la autorización de la información para el tratamiento de datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares, la transferencia de los datos personales y la responsabilidad demostrada frente al tratamiento de datos personales”.
• Decreto 1074 de 2015 “Decreto único Reglamentario del sector de industria y comercio, Capítulo 25 y 26 por medio de los cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.
• Constitución Política de Colombia.
• Circular No 02 de la superintendencia de industria y comercio